A aba Endereços [B] permite cadastrar múltiplos endereços para o mesmo fornecedor, possibilitando organizar as informações conforme a finalidade operacional de cada local cadastrado.
Utilizando o campo Tipo de Endereço, os mesmos endereços podem ser separados, por exemplo, em: endereço padrão, endereço de cobrança, endereço de entrega.
Essa separação permite maior flexibilidade operacional, principalmente em empresas onde o fornecedor possui locais distintos para retiradas de mercadorias, faturamento ou processos financeiros.
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O endereço marcado como Padrão deverá obrigatoriamente estar configurado como Tipo Único e corresponder ao endereço oficial registrado no cartão do CNPJ da empresa junto à Secretaria da Fazenda.
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Figura: Interface de Cadastro de Fornecedor - apresentação da Classificação de Endereços.
O campo Ativo, disponível no cadastro de endereços, permite controlar quais endereços do fornecedor estarão habilitados para utilização no sistema.
Essa funcionalidade é especialmente útil em situações onde o fornecedor possui múltiplos endereços cadastrados e algum deles deixa de ser utilizado. Nesses casos, ao invés de excluir o registro, é possível apenas desativá-lo, mantendo o histórico das informações já utilizadas em processos anteriores. Os endereços desativados deixam de ser considerados nas rotinas operacionais do sistema, reduzindo riscos de utilização incorreta.
Figura: Interface de Cadastro de Fornecedor - apresentação da aba Endereços da tela de cadastro de fornecedores. Campo ativo e Tipo de endereço.
Os endereços devem ser cadastrados de forma completa e com as informações corretamente preenchidas, garantindo maior segurança nos processos fiscais e operacionais do sistema.
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Caso o endereço não possua número, recomenda-se preencher o campo apenas com a informação SN, sem utilização de barras, pontos ou caracteres especiais.
O preenchimento incorreto desse campo pode gerar inconsistências junto à Receita Federal e ocasionar rejeições durante a transmissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).
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Algumas empresas optam por manter os cadastros mais completos e padronizados, solicitando que determinados campos, como por exemplo o campo Telefone, se tornem de preenchimento obrigatório durante o cadastro do fornecedor. Essa configuração pode ser realizada através do Dicionário de Dados do Sistema, permitindo personalizar regras de obrigatoriedade conforme a necessidade operacional da empresa. Mas por se tratar de uma configuração técnica e mais avançada, recomenda-se que esse processo seja realizado por um operador ou técnico da Space Sistemas, garantindo maior segurança e evitando impactos indevidos em outras rotinas do sistema.
O campo Região é utilizado para definir a região operacional relacionada ao endereço do fornecedor, permitindo organizar e segmentar os cadastros conforme a estrutura operacional adotada pela empresa.
Os campos Contato e Celular são geralmente utilizados para facilitar a comunicação com o fornecedor durante os processos operacionais da empresa. Essas informações podem ser utilizadas em atendimentos comerciais, cobranças, confirmações de pedidos e demais rotinas de relacionamento com o fornecedor auxiliando o setor financeiro durante os processos de contato e negociação.
Já os campos Data de Nascimento e Tipo de Contato possuem caráter apenas informativo, sendo utilizados para complementar os dados cadastrais do fornecedor e auxiliar na organização das informações dentro do sistema.
O campo E-mail permite informar os endereços eletrônicos que serão utilizados pelo sistema para envio automático de documentos fiscais ao fornecedor. Essa informação é utilizada principalmente nos processos de envio de arquivos XML e documentos em PDF gerados durante a emissão de NF-e e NFC-e, desde que o envio automático de documentos fiscais esteja devidamente configurado no sistema. O Guardian permite cadastrar múltiplos e-mails no mesmo campo, desde que estejam separados por ponto e vírgula (;). Dessa forma, os documentos fiscais poderão ser enviados simultaneamente para diferentes responsáveis, setores ou departamentos do fornecedor. O correto preenchimento dessa informação é fundamental para garantir o envio automático dos documentos fiscais após a emissão das notas, reduzindo falhas de comunicação e retrabalho operacional. Importante destacar que esse campo é utilizado exclusivamente para envio de documentos fiscais. Os e-mails destinados ao envio de boletos, cobranças e comunicações financeiras deverão ser configurados nos campos específicos da aba Financeiro do cadastro do fornecedor.
O campo Cód. País é utilizado em situações onde o fornecedor possui endereço localizado no exterior. Essa informação é utilizada principalmente em processos fiscais envolvendo operações internacionais, como emissão de notas fiscais de importação e demais documentos relacionados a operações com outros países.
Figura: Interface de Cadastro de Fornecedor - apresentação da aba Endereços da tela de cadastro de fornecedors. Endereço Completo.
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