Alteração Global de Portador/Banco
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Outra ferramenta útil do sistema é a alteração global de portador banco, que permite trocar o portador dos documentos financeiros.
Mas o que significa “portador” nesse contexto?
No passado, quando o uso de cheques era muito comum, era prática frequente os clientes enviarem as folhas de cheque para o banco, para que o banco fizesse a custódia e compensação desses cheques. Isso evitava que a empresa precisasse controlar manualmente cada cheque, reduzindo riscos e trabalho administrativo.
O desafio era: como saber se o cheque estava ainda comigo ou já estava com o banco? Essa dúvida surge porque a empresa recebia cheques todos os dias e precisava manter o controle exato sobre a localização desses documentos.
No dia a dia, é comum termos cheques em diferentes situações:
· Cheques que ainda estão comigo (na empresa).
· Cheques que já foram enviados para o banco.
· Cheques que foram devolvidos pelo banco, por algum motivo.
Para controlar onde cada cheque está, o sistema utiliza o conceito de portador. O cadastro do portador fica no menu financeiro, em Cadastro. Nele, você pode criar diferentes portadores.
À medida que os documentos (cheques, títulos etc.) forem recebidos, você deverá informar no lançamento quem é o portador atual desse documento.
Para facilitar o processo, o campo de portador pode ser configurado como obrigatório, evitando que o operador esqueça de preencher essa informação.
Quando você enviar os cheques para o banco, pode usar a função de alteração global de portador no sistema.
Basta filtrar os documentos que deseja enviar, selecionar as notas fiscais correspondentes e atualizar o portador para o banco escolhido. Também é possível indicar a conta corrente específica, pois é comum ter mais de uma conta no mesmo banco, seja em agências diferentes ou na mesma agência.
Dessa forma, o sistema atualiza para você onde cada documento está, facilitando o controle e possibilita:
· Visualizar facilmente quais documentos estão com cada portador (empresa, banco, terceiros).
· Controlar os documentos devolvidos ou em trânsito.
· Fazer consultas e gerar relatórios filtrados por portador.
· Acompanhar títulos enviados para desconto em bancos, boletos emitidos no Guardian e descontados no banco, entre outras operações.
Quando você emite um boleto, a responsabilidade pelo recebimento e a receita passam para o banco ou instituição financeira que vai descontar esse título. Por exemplo, se eu emitir um boleto para você e estiver com pouco fluxo de caixa, posso negociar com o banco para descontar esse boleto.
Essa prática é comum para empresas que precisam de fluxo de caixa imediato. Além dos bancos, existem financeiras chamadas factoring (ou factories), que oferecem esse serviço.
Para controlar para quem cada título foi enviado, utilizamos o conceito de portador no sistema. Isso garante um controle preciso e evita confusões na gestão financeira.
