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O inventário, no Guardian, é gerado com base nas movimentações fiscais ocorridas em um determinado período.
Ou seja, é um levantamento teórico dos saldos de estoque, considerando todas as entradas e saídas de mercadorias registradas via documentos fiscais (como Notas, Devoluções, etc.). Ele não depende da contagem física, e sim da movimentação registrada no sistema.
O inventário também permite digitação manual, especialmente em situações específicas — como no momento da implantação de uma nova empresa no sistema. Durante a implantação, você pode acessar a tela de inventário e informar manualmente o inventário inicial da empresa. Essa tela é flexível, ou seja, não é engessada, permitindo que você digite os saldos conforme necessário.
No entanto, é importante observar que a partir da primeira inserção, nos meses seguintes de operação não é recomendado continuar digitando manualmente os saldos de estoque. O ideal é que, após esse inventário inicial, o sistema passe a calcular automaticamente os saldos com base nas movimentações fiscais. Assim, ele considera:
· O estoque inicial que você cadastrou,
· Todas as entradas e saídas fiscais,
· E calcula o saldo correto mês a mês.
Em outras palavras, o sistema utiliza esse inventário inicial como ponto de partida para acompanhar a evolução do estoque da empresa ao longo do tempo.
Não é possível fazer inventário parcial por grupo ou subgrupo. O inventário deve ser feito integralmente, para toda a empresa.
Para gerar o inventário, o sistema precisa de um ponto de partida, ou seja, um inventário anterior para basear os cálculos. Ao tentar inicializar o inventário e pedir para importar movimentos (entradas e saídas para cálculo do saldo), o sistema não permitirá porque não existe saldo inicial registrado. O sistema mostra erro pois não encontra o ponto de partida, logo não consegue calcular o saldo atual.
Como não exista saldo inicial, o inventário deve ser lançado manualmente (digitado).
Alternativas para o cliente: Digitação manual dos saldos iniciais para todos os produtos, ou Importação de arquivo, caso haja dados anteriores em outro sistema. Se o arquivo não estiver no formato esperado, a importação será recusada pelo sistema.
O inventário tem que ser gerado sempre no último dia do mês fechado. Mesmo que a empresa tenha começado a operar no meio do mês, pode-se usar a data do final do mês anterior para o fechamento. Exemplo: Se começou em 20 de maio, pode usar 30 de abril como data de referência para fechar o estoque anterior e iniciar em maio.
O sistema oferece opções para cálculo do custo do estoque, entre elas:
· PEPS (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair)
· Custo médio mensal
· Custo atual
· Último custo do período
· Médio diário
Você pode escolher a fórmula mais adequada para o cliente, conforme sua operação e controle contábil.
Temos ainda as opções para gerar o inventário inicial
· Manual: o cliente digita os saldos físicos dos produtos.
· Importa movimento: o sistema busca o saldo inicial, adiciona as entradas e subtrai as saídas do período escolhido para calcular o saldo final daquele mês.
· Importa estoque: o sistema importa o estoque atual que está registrado.
· Importa estoque inicial: o sistema busca o estoque inicial registrado no banco de dados (atenção, as datas podem estar desorganizadas, é importante conferir).
· Importa Excel: importa os dados de um arquivo Excel preparado conforme o layout.
O sistema guarda informações do inventario em uma tabela chamada produto filial, que contém:
· Data do estoque inicial;
· Quantidade de estoque inicial.
Ao escolher “importa estoque inicial”, o sistema busca o saldo a partir dessa data. Por isso, é importante conferir se essas datas e saldos estão atualizados e coerentes para evitar erros.
Quando iniciamos o sistema do cliente (implantação), precisamos informar o estoque inicial, que será o ponto de partida da vida da empresa dentro do sistema. Temos então, que realizar duas operações no sistema:
· Lançar manualmente o estoque inicial, digitando os saldos um a um.
· Gravar um inventário como estoque inicial, que será utilizado pelo sistema como base.
Lembre-se que a data do inventário (mês/ano) pode ser diferente da data em que o lançamento está sendo feito (ano atual), isso é normal e as datas são tratadas separadamente pelo sistema.
Após gravar o inventário, você pode alterar, cancelar ou ajustar individualmente os produtos e seus saldos.
Para seguir com o próximo mês, é necessário oficializar esse inventário para que ele seja reconhecido como base.
Algumas empresas trabalham com o conceito de posse da mercadoria, especialmente em casos de remessa e retorno, como em processos de industrialização terceirizada. No inventário, o sistema permite classificar a posse da mercadoria com três opções:
1. Propriedade do informante (A1)
· Mercadoria é minha e está comigo.
· Usado pela maioria das empresas que não trabalham com remessa e retorno.
2. Propriedade do informante em poder de terceiro (A2)
· A mercadoria é minha, mas está com outra empresa (terceiro) para algum processo, como beneficiamento ou industrialização.
3. Propriedade de terceiros em poder do informante (A3)
· A mercadoria não é minha, mas está comigo para processar, armazenar ou outro motivo (exemplo: mercadoria de cliente para beneficiamento).
É fundamental que o cliente esteja alinhado com a contabilidade, pois o inventário fiscal precisa bater com as informações entregues para a Receita Federal. O sistema auxilia no processo, mas a decisão e alinhamento contábil são responsabilidade do cliente e sua contabilidade.
Existem vários modelos de relatório do inventário, inclusive específicos para a contabilidade, com ordenações diferentes.
