Menu Estoque > Balanço
O balanço é o processo em que a empresa realiza a contagem física dos produtos no estoque e registra essas quantidades manualmente no sistema. Ele funciona como uma fotografia real do que está fisicamente disponível no estoque naquele momento da contagem.
O objetivo é confrontar o que o sistema mostra com o que realmente existe no estoque e, se necessário, corrigir divergências, ajustar perdas ou garantir que os dados estejam alinhados com a realidade.
No processo de balanço:
1. Realiza-se a contagem física dos produtos.
2. Registra-se as informações no sistema.
3. Ao gravar o lançamento, o estoque gerencial passa a refletir exatamente o que existe fisicamente.
Antes de iniciar, é fundamental preparar o sistema e a operação da loja para evitar inconsistências.
Quando o balanço é inicializado, o sistema entra em modo de bloqueio, impedindo movimentações de entrada ou saída de produtos até que ele seja finalizado. Por isso, recomenda-se não realizar o balanço com a loja aberta se o objetivo for contar o estoque completo.
Recomendações antes de colocar o sistema em balanço:
· Pedidos: Não pode haver pedidos pendentes de separação.
Todos devem estar separados (prontos para entrega/retirada) ou cancelados.
· Cargas: Nenhuma carga pode estar com status em aberto.
Coloque a carga “na rua” no sistema (simulando despacho) ou cancele se não for sair.
· Movimentações: Durante o balanço, vendas, entradas, saídas e transferências ficam bloqueadas.
O cliente pode escolher a melhor forma conforme a estrutura e recursos disponíveis:
1. Lista impressa de produtos:
· Imprimir a relação de itens.
· Anotar manualmente as quantidades no estoque.
· Digitar as informações no sistema.
2. Coletor de dados:
· Ler o código de barras de cada item.
· Informar a quantidade.
· Importar o arquivo gerado no sistema.
(Requer configuração prévia de comunicação com o dispositivo).
O sistema permite que várias pessoas lancem o balanço simultaneamente, dividindo o trabalho por setores.
Atenção: Se dois usuários digitarem o mesmo produto, as quantidades serão somadas.
Para evitar duplicidade:
· Divida a responsabilidade por setores ou grupos de produtos.
· Oriente para assinar e datar a lista.
· Garanta que não haja sobreposição de itens.
· Valide os totais antes de aplicar.
A funcionalidade Lista para Contagem de Estoque pode ser personalizada:
· Exibe apenas os produtos que estão inseridos no inventário ativo.
Ideal quando o cliente já filtrou previamente os itens que deseja contar.
· Exibe todos os produtos da empresa, independente do inventário.
Útil para balanços gerais ou reorganizações completas de estoque.
· Permite separar a contagem por categorias (ex: limpeza, farináceos, bebidas).
Muito útil quando há várias equipes realizando o balanço em áreas distintas.
· Mostrar ou ocultar o estoque atual (aquele que está registrado no sistema).
Recomendação: Sempre gerar a lista sem mostrar o estoque atual. Pois caso o funcionário visualize o estoque que o sistema mostra, ele pode se influenciar e registrar aquele valor, mesmo que a contagem física seja diferente — comprometendo a confiabilidade do balanço.
Importante:
· Mesmo produtos sem estoque ou inativos podem estar fisicamente presentes na loja.
Por isso, o ideal é utilizar essa etapa também para organizar e regularizar o cadastro dos itens.
· Se a empresa utiliza controle de lote, o sistema permite incluir essa informação na lista de contagem.
Após a contagem física ser concluída com base nas listas impressas (ou coleta via coletor), o próximo passo é acessar o menu de Lançamento de Balanço no sistema. É nesta tela que você irá digitar as quantidades contadas (caso tenha usado lista manual), ou importar os dados (caso tenha utilizado coletor).
Um ponto muito importante durante o balanço: Se um produto estiver na lista, mas não for encontrado fisicamente na empresa? Se o produto não foi encontrado, significa que ele não está fisicamente na loja, mesmo que tenha saldo no sistema. Se você não digitar nada para esse produto, o sistema vai interpretar como ZERO automaticamente.
Outra facilidade que o sistema possui é a possibilidade de gerar um balanço parcial, para isso é preciso marcar um parâmetro chamado: “Permitir Balanço Parcial”
Quando esse parâmetro está habilitado, você pode iniciar balanços segmentados, por exemplo:
· Por grupo de produtos
· Por subgrupo
· Por local de estoque
Se você iniciou um balanço total e percebeu que não vai contar todos os produtos, não finalize — cancele e crie um novo balanço parcial.
Cancelar: Você está descartando a operação. Nenhuma alteração é aplicada no estoque.
Finalizar: O sistema aplica os saldos digitados e zera os que não foram preenchidos (em balanços totais).
Quando você finaliza o balanço, o sistema gera automaticamente ajustes de estoque para refletir as quantidades digitadas.
Depois de finalizar o balanço, o sistema libera a tela para você continuar operando normalmente, pois o estoque já está atualizado.
Para validar, gere relatórios e análise as quantidades para garantir que estejam coerentes.
